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档案为何如此重要

2019-12-23

  亲爱的档案小伙伴们,

  又是好久不见我更新呐。

  其实我也没有闲着,

  只是最近觉得脑容量有点不够了,

  需要充充电,

  在网上看了一通乱七八糟的课之后,

  发觉还是老老实实地写我的文,

  卖我的净态。

  各种理论,各种操作,让人头大,

  我还是待在清静的地方吧。

  这几天,

  有看跟档案馆建设相关的内容,

  想说这是基础建设,

  基础建设跟不上,

  谈档案的资源建设、

  档案开发利用都是无用。

  那首先得让人知道档案很重要,

  可档案的重要性体现在哪里呢?

  所以还得先跟大家唠唠,档案的性质和档案的作用。

  档案的性质

  我在《档案工作实务》(向阳、吴广平主编)一书里,看到关于档案性质说法是:

  01

  档案的原始记录性(档案的本质属性)

  02

  档案的信息性(档案的一般属性)

  03

  档案的知识性(档案的一般属性)

  每个后面都还有解释,但不能解答我的疑惑。

  所以我决定引用冯惠玲主编的《档案学概论》中关于档案的实体存在和形成过程的说法来解释档案的原始记录性。

  档案的实存形态是指档案在现实中的具体存在形式,也就是判断什么是档案,什么不是档案。

  凡是对历史事实具有某种清晰、明确的原始记录作用的东西都是档案的实存形态,均可成为档案。

  看了那么多关于档案的定义,还是有点迷糊的小伙伴看过来,这句要重点记。

  档案是对历史事实(不管是哪种历史事实)具有某种清晰、明确的原始记录作用的东西(也就是说形式载体不受局限)。

  从目前的实际情况看,档案的实存形态依然是各种各样的文件,尤其是文件的定稿和正本。除文书外,还有大量非文书类的信息记录物,如文稿、书稿、录音、录像制品、照片、影片、观测记录(如气象、水文、温湿度等方面的人工或仪器形成的观测记录)、实验数据,乃至印章、奖杯、锦旗、胸牌、臂章(袖标)等等。

  这个可以说是帮助我们理解哪些到底是档案,在档案工作过程中,一有拿不准哪些是档案的情况,可以看看。

  档案不是凭空编造出来的,而是随着社会实践活动逐渐形成、逐渐积累起来的。

  人们在各种社会活动中为了解决或者记录的各种问题、事件、思想,形成了各种文件材料和原始记录,为了便于今后的查考利用,才将它们加入鉴别并集中保存起来,形成档案。

  而且如果是文件转化成档案,也需要满足以下三个条件:

  1、办理完毕的文件才能转化成档案。

  2、具有查考利用价值的文件才能转化成档案。

  3、只有按照一定规律集中保存起来的文件才能成为档案。

  这就要求我们档案工作者在工作中要认真仔细地辨别,从办理完毕的众多文件中,用科学的方法对文件进行鉴别和判定,选择那些内容全面、意义深远、典型性强的文件,按照一定的规律集中保存,才可以说的上,这是完成档案的过程。

  从制作动机角度出发,档案的形成过程可以分为两种类型。一是在其被制作时就是档案,其制作者有明确的档案意识,其制作目的就是为了让其在时间上传递,为了日后的查证、使用,为了给日后的自己或后人留下明确的原始记录,如人事档案、会计凭证、日记、照片、录音、墓碑等等。二是在其被制作时并不是“档案”,其制作者也没有或者少有档案意识,其制作的目的、动机并不是为了让其在时间上传递,而是为了解决、处理现实生活、工作中的具体问题,如绝大多数的公务文书(法律、法规、通知、请示、批复等)和私人信函。

  不管档案在被制作时是“有意”,还是“无意”,都是需要档案工作者进行有意地处理保存。

  此图只是起着分割作用

  看到以上内容,不知道小伙伴们有没有对档案有更深层次的理解?

  在这段话里,反复出现的重点词是“记录历史”、“原始记录”、“日后查考”。

  因为许多信息物只要对于人们了解、考证以往的历史事实具有程度高、最有可信赖的原始记录作用,人们就会将其视为档案,并将其作为档案来保存、使用。

  关于档案的信息性和知识性的内容是来自丁海斌主编的《档案学概论》。

  什么是档案的信息性呢?

  档案是信息大家庭的一员,它是一种书面符号记录信息。

  档案是不同于内储信息、自然信息的外化信息,

  是一种有记录信息,是一种书面符合记录信息,

  是第 一层次(原始)的书面符合记录信息,

  是归档后的原始性书面符号记录信息。

  档案的知识性又是什么呢?

  知识,来源于人类实践,是经验的固化,是人类的认识成果。

  档案既是人类实践的记录与固化,同时也反映了人类的认识成果。所以说档案具有知识性。

  档案首先表现为经验知识,它是知识高级形态的基础。

  档案因为是人类活动的直接记录,所以直接知识的属性更为明显。

  由于档案具有来源广泛性的特点,涉及人类活动的各个领域,所以它包含了自然科学知识、社会科学知识和思维科学知识等各个方面的人类知识。

  更重要的是,知识的总体在社会实践的世代延续中不断积累和发展,而档案在这种积累和发展中起到重要作用。

  其实,关于档案的性质在理论上有很多说法,还有什么文化性、整体的有机联系性、社会性等等。

  我是选取了大多数人都认同的档案属性的说法。

  档案的作用

  了解过档案的本质属性——原始记录性,档案的一般属性——信息性、知识性等内容,再来理解档案的作用可能就会更容易一些。

  从各种说法来看,都默认档案的作用主要表现在凭证和参考两方面。

  确凿的凭证价值

  从档案的形成来看,档案是原始记录材料,能够比较真实地记载事件发生的全过程,反映当事人的思想和行为,可以作为今后证实某一事实的依据。

  从档案的形式上看,档案保留了当事人的笔记、印章、声音、形象,也可以直接用来证实有关事实。

  所以说,档案的凭证价值,就是作为我们见证历史的真实凭据,成为我们分辨事实、查证疑案、处理问题的依据。

  广泛的参考价值

  档案作为一种人类实践的原始记录,它是一种实践再现,进而成为知识的不竭源泉而具有参考作用。

  档案作为间接经验,具有原始记录的属性,是真实地间接经验,其借鉴价值高于一般的间接经验,在许多时候,档案作为案例而被人们参考。

  因为档案不仅记录了历史过程和事实,而且也记录了人们从事各种活动的意图、思想、数据、成果等,可以成为人们总结经验教训、研究事物发展规律、进行宣传教育、从事发明创造等提供了广泛而可靠的参考。

  其实我还赞同档案带有情感作用。

  人对自己做过的事或被人做过的事,总是要有一定的情感反应。

  当我们面对档案时,总会有类似神秘的、崇敬的,回味的、回忆的,美感的、欣赏的,悲伤的、厌恶的,喜悦的、兴奋的,等等这样的情感反应。

  其实,不管是档案的凭证、参考还是情感作用,我们在接待群众前来查阅档案利用的时候,都会有深刻体会,这块我就不举例子了,随便在网上搜索一下关于档案利用案例,都会有不少。

  最后再啰嗦一下。

  正因为档案是人类社会生活的产物,直接记录了人们的工作活动和各个方面的情况,具有原始、直接、真实的特点,是我们总结经验、吸取教训、开展工作的有益参考,提供确凿的凭证价值。

  所以,我们在工作中常说,档案很重要,为什么?

  是因为档案从它实体存在和形成过程就决定了它具有原始记录性,信息性和知识性,具有一性、同步性,一旦错失便不可复有,所以档案的凭证和参考价值才弥足珍贵,这就是档案为何如此重要的所在。

  所以,一定要记得档案人所承担的是“为党管档、为国守史、为民服务”的神圣职责,发挥的是档案“存凭、留史、资政、育人”的作用。

  啦啦之歌说

  最近也有痴迷于看《奇葩说》,中间有看到李诞说一句“人活着追求的就是意义”,由此想到档案存在的意义是什么呢,我们做这个档案工作的意义是什么呢?然后就想着找这方面的内容来说明档案为何如此重要,看来看去,好像只有了解跟档案的性质和作用相关的理论文章,才能更深刻地理解档案,所以和大家一同分享一下,同时也给自己积累一下跟档案相关的基础知识。

  嗯嗯,对了,这篇文章是参考了三本书关于档案的说法来着,真是深刻地感觉到脑袋里没有内容,还是需要多学习,多学习啊!


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